Een kijkje in de keuken van een andere veiligheidsregio

Van elkaar leren. Dat is wat de veiligheidsregio’s beogen met de komende visitatieronde. Om de start van deze ronde te vieren, kwamen alle leden van de visitatiecommissie en de verschillende projectleiders op woensdag 17 januari bijeen in de Apenheul in Apeldoorn. Kennismaken met elkaar, observeren en van elkaar leren stonden deze dag centraal.

Wim Kleinhuis opende de dag met een uitleg over visiteren. Wim: “Visiteren komt van het Latijnse woord visitare dat ‘bezoeken’ betekent. En dat is eigenlijk precies wat een visitatie is. Het is geen audit of inspectie, maar een bezoek waarbij de visitatiecommissie, bestaande uit leden van andere veiligheidsregio’s, oordeelsvrij kijken hoe het er aan toe gaat bij een andere veiligheidsregio. Je kunt het bijvoorbeeld vergelijken met een bezoek dat je brengt aan een vriend of familielid dat net is verhuisd. Je gaat erheen, bekijkt samen het huis en geeft een oordeelsvrije mening over wat jij ervan vindt. Misschien is het niet naar jouw stijl ingericht, of niet de wijk die jij zou uitkiezen, maar je gaat in gesprek vanuit het perspectief van de ander, want misschien past het prima bij de stijl van je vriend of familielid. Op deze manier kijk je ook naar de ander tijdens een visitatie.”

Lerende mensen en organisaties

Tijdens de visitaties staan lerende mensen en een lerende organisatie centraal. De visitatiecommissie gaat daarom in gesprek met verschillende mensen met verschillende functies. Daarbij wordt gekeken naar de eigen rol in het team en organisatie. Niet onbelangrijk daarbij is dat de veiligheidsregio eerst zelf aangeeft wat de ontwikkelvraag of de focus van de regio is. Deze ontwikkelvraag geeft ze vorm middels het een reflectieverslag waarin ze onder andere aangeeft waar de veiligheidsregio nu staat, wat kansen en uitdagen zijn en welke ontwikkelingen ze nog ziet voor zichzelf. Het uiteindelijke doel van de visitatie is om de regio denkbeeldig ‘een bushalte verder te brengen’ door met een andere regio hierover in gesprek te gaan. En daar leren beide partijen van.

Apen observeren

De 75 deelnemers (commissieleden en projectleiders) gaan tijdens de visitaties bij elkaar in de keuken kijken. Maar hoe je dat eigenlijk? Allen krijgen een training ‘waarderend onderzoeken’, of hebben deze al gevolgd. Dit is een onderzoeksaanpak die aanmoedigt om de focus te verleggen van problemen naar mogelijkheden en van tekorten naar sterke punten. Tijdens de kick-off in Apenheul ondervonden ze ook aan den lijve hoe je dit in de praktijk kunt gebruiken. Door apen te observeren, want apen vertonen eigenlijk veelal hetzelfde gedrag als mensen en worden zelfs gebruikt om menselijke dynamieken te duiden.

De ene regio is de andere niet

Tijdens het observeren van de verschillende apen die in Apenheul rondslingeren, leerden de deelnemers na te denken over hoe je nu goed kunt observeren. Mariska Achtereekte van de Veiligheidsregio Twente viel al snel iets op: “Je neemt je eigen referentiekader mee en zo kijk je naar datgene wat je observeert. Bijvoorbeeld de berberapen die we net zagen, die stonden allemaal heel alleen te eten en leken niet bezig te zijn met elkaar. Daar zou je van kunnen zeggen dat ze teveel solistisch bezig zijn en weinig samenwerken. Maar toen hoorden we dat ze alleen tijdens het eten verspreid en alleen zitten. Het zijn apen die verder juist heel veel knuffelen en veel samen doen. De berberapen kun je niet vergelijken met orang-oetans die er juist wél van houden om alleen te zijn. Bij een visitatie is dat natuurlijk ook zo. Als je op bepaalde dag gaat visiteren kan het er heel anders uitzien dan op een andere dag. En de ene veiligheidsregio is de andere niet. Dat is wel even een eyeopener.”

Orang-oetan

Tips en tricks

Na het observeren kwamen de deelnemers weer bijeen om van elkaar te leren. Want het afgelopen jaar zijn er drie pilotregio’s geweest die een verkorte visitatiecyclus hebben beproefd. Zij vertelden over hun aanpak en gaven tips en tricks mee. Zo werd het belang van een goede secretaris benadrukt en ook wel de worsteling met het waarderend onderzoeken. Daarvoor had Wim nog wel een tip: “Onthoud dat het gaat om de regio! Zij moet verder kunnen met het advies dat zij krijgt van de commissie.”

Na een lang en actief dagdeel konden de commissieleden tijdens een afsluitend diner nader kennis met elkaar maken en een start maken met het bespreken van de aanpak die zij gaan hanteren het komende jaar.

Hans Bolt, een van de organisatoren en de projectleider visitatie, kijkt terug op een geslaagde dag: “Ik hoop dat we door deze manier van visiteren en waarderend onderzoeken de samenwerking tussen de veiligheidsregio’s kunnen versterken en samen het lerend vermogen verder kunnen ontwikkelen. Een regio hoeft niet altijd zelf het wiel uit te vinden. Door dit kijkje in de keuken bij elkaar hoop ik dat het leren een extra impuls krijgt en er meer mooie samenwerkingen ontstaan en versterkt worden.”